جهت نظارت استاد راهنما/ گروه/ دانشكده و دانشگاه بر حسن اجراي نظام مند رساله، نحوه پيشرفت آن، و نيز پايش انجام به موقع وظايف دانشجو، تمام دانشجوياني كه به يك عضو هيات علمي (استاد راهنماي اول) انتساب يافته اند (خواه از پيشنهاده خود دفاع كرده باشند يا دفاع نكرده باشند) بايد هر سال دو بار در ماه ­هاي خرداد و آذر نسبت به تكميل و ارسال گزارش عملكرد خود به استاد راهنما (كاربرگ الكترونيكي فعاليت شش ماهه) در سامانه پويا اقدام نمايند. استاد محترم راهنما پس از بررسي گزارش دانشجو، ممكن است آن را جهت اصلاح به دانشجو بازگشت دهد، يا آن را پذيرفته و بخش مربوط به خود را در خصوص فعاليت شش ماهه دانشجو تكميل و جهت تاييد به مدير گروه ارسال نمايد.

هر دانشجو در هر نيمسال فقط يك گزارش مي تواند ارسال نمايد. زمان تكميل و ارسال گزارش در نيمسال اول توسط دانشجو از ۱۵ الي 30 آذرماه  مي باشد. در اين بازه زماني، امكان بررسي گزارش دانشجو براي استاد محترم راهنما و تاييد يا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام اين زمان، امكان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد محترم وجود نخواهد داشت.
اگر گزارش دانشجو به هر دليلي به تاييد استاد راهنما نرسيده باشد (يا اصلا گزارشي ايجاد نشده باشد)، مقتضي است استاد محترم راهنما از ۵ الي ۱۰ دي ماه، كاربرگ ارزيابي خود از دانشجوي مورد نظر را ايجاد، تكميل و براي مدير گروه ارسال نمايد.

شايان ذكر است كه تمام اطلاعات وارد شده در كاربرگ هاي دانشجو و استاد محترم راهنما در صورت عدم ارسال در مهلت مقرر (اگر چه قبلا ذخيره موقت شده باشند و يا جهت اصلاح، برگشت داده شده باشند)، با همان وضعيت بايگاني (Freeze) خواهند شد.

بديهي است براي ارائه مجوز دفاع، ارزيابي داوران و اولويت بندي استفاده از تسهيلات و امكانات دانشگاه از اين گزارشات استفاده مي گردد.